20 βασικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να χρησιμοποιείτε καλύτερα το Gmail

O Gmail Είναι η πιο χρησιμοποιούμενη υπηρεσία email στον κόσμο, αλλά και η πιο ολοκληρωμένη. Έχοντας αυτό κατά νου, ετοιμάσαμε έναν οδηγό με βασικές συμβουλές για να τον αξιοποιήσετε στο έπακρο. Δες παρακάτω:

Χρήση κατηγοριών

Όταν μπαίνετε στην αρχική σας σελίδα, μερικά προκαθορισμένες κατηγορίες θα είναι πλέον διαθέσιμο και διαμορφωμένο. Αυτά που βλέπετε μόλις μπείτε είναι: Κύρια, Κοινωνικά e Προσφορές. Σε αυτές τις καρτέλες μπορείτε να βρείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνονται από επαφές ή σχετικά, αναφορές σε κοινωνικά δίκτυα και προσφορές από ιστότοπους αγορών στους οποίους έχετε εγγραφεί.

Επιπλέον, είναι δυνατή η ενεργοποίηση άλλων κατηγοριών όπως π.χ Ενημερώσεις e Φόρουμ: σε αυτές τις νέες καρτέλες θα μπορείτε να ενημερωθείτε για τράπεζες, λογαριασμούς και διευθύνσεις που έστελναν πολλά μηνύματα την εβδομάδα. Στην καρτέλα Φόρουμ, Gmail φιλτράρει μόνο μηνύματα από γάτες και ομάδες.

Για να το ενεργοποιήσετε είναι απλό:

Βήμα 1: Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ρυθμίσεις.

Βήμα 2: Επιλέξτε Όλες οι ρυθμίσεις.

Βήμα 3: Μεταβείτε στα Εισερχόμενα.

Βήμα 4: Ενεργοποίηση ενημερώσεων ή/και φόρουμ.

Προσαρμογή ετικετών

Τώρα που έχετε χρησιμοποιήσει τις κατηγορίες που συνοδεύουν το Gmail, τι θα λέγατε να δημιουργήσετε το δικό σας; Με τις ετικέτες έχετε τον πλήρη έλεγχο των email σας, βελτιστοποιώντας το Gmail για τα καλά. Αυτά είναι πλήρως προσαρμόσιμα και μπορούν να δημιουργηθούν σύμφωνα με τις ανάγκες του χρήστη, επιπλέον, η χρωματική διαίρεση είναι μια πρόσθετη πινελιά για όσους χρησιμοποιούν μεθόδους οργάνωσης χρωμάτων.

Για να τα προσθέσετε απλώς κάντε κλικ στο σύμβολο συν δίπλα στο "ετικέτες” και προσαρμόστε όπως απαιτείται, διευκολύνοντας την αναζήτηση στο Gmail. Τώρα, όταν βρίσκεστε σε ένα email ή ακόμα και στα εισερχόμενά σας, επιλέξτε το εικονίδιο σελιδοδείκτη και επιλέξτε έναν ή περισσότερους όπως χρειάζεστε.

Έχετε πολλούς λογαριασμούς

Είναι σύνηθες να χρησιμοποιείτε πολλούς λογαριασμούς email για διαφορετικούς σκοπούς. Σαν αυτό, Μια ωραία συμβουλή είναι να χρησιμοποιήσετε την επιλογή που προσθέτει όλα τα email σε ένα μόνο inbox. Ο Gmail απλοποιεί την καθημερινή ζωή των χρηστών με αυτήν την επιλογή, διαθέσιμη στο εφαρμογή.

Να επιτρέπεται η ακύρωση αποστολής

Ένα λάθος στα πορτογαλικά, μια λανθασμένη χειρονομία ή ακόμα και να κάνει λάθος τον αποστολέα είναι σύνηθες φαινόμενο στην αμέτρητα κείμενα που γράφονται καθημερινά και στα email που απαντώνται. Για αυτό, μια δροσερή συμβουλή για χρήση Gmail είναι η προσαρμογή του χρόνου ακύρωσης αποστολής. Από προεπιλογή, ο επιλεγμένος χρόνος είναι 5 δευτερόλεπτα, αλλά μπορείτε να τον προσαρμόσετε σε έως και 30 δευτερόλεπτα, επιτρέποντάς σας να πάρετε μια ανάσα εάν κάτι πάει στραβά.

Η διαδικασία εγκατάστασης είναι εύκολη:

Βήμα 1: Επιλέξτε το εικονίδιο Ρυθμίσεις.

Βήμα 2: Πηγαίνετε στο Γενικό.

Βήμα 3: Επιλέξτε Ακύρωση αποστολής.

Βήμα 4: Επιλέξτε την καλύτερη περίοδο για εσάς.

Εμπιστευτική λειτουργία

Αυτή η λειτουργία είναι ιδανική εάν το email που θα σταλεί έχει πιο ευαίσθητο ή εμπιστευτικό θέμα. Αποτρέπει την προώθηση του μηνύματος σε άλλο άτομο και διαγράφεται αυτόματα μετά την επιλεγμένη ώρα. Για να το ενεργοποιήσετε, απλώς επιλέξτε το σύμβολο του λουκέτου στο πλαίσιο email με μετρών την ώραν. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε την ώρα για την οποία θα είναι διαθέσιμο το μήνυμα.

Δημιουργήστε μια συνδρομή

Επιπλέον, απαραίτητη προϋπόθεση για ένα οργανωμένο email είναι να υπάρχει υπογραφή. Αυτή η απλή προσθήκη στο δικό σας Gmail Αποφεύγει τις καθυστερήσεις και την ανάγκη να κάνετε ερωτήσεις όπως «Ποια είναι η διεύθυνση;», «Ποιος είναι ο αριθμός τηλεφώνου;» κ.λπ. Η ρύθμιση αυτού είναι απλή, απλώς μεταβείτε στις ρυθμίσεις και προσθέστε την υπογραφή.

Η διαδικασία εγκατάστασης είναι εύκολη:

Βήμα 1: Επιλέξτε το εικονίδιο Ρυθμίσεις.

Βήμα 2: Πηγαίνετε στο Γενικό.

Βήμα 3: Επιλέξτε Συνδρομή.

Εντάξει, τώρα απλώς εισάγετε μια υπογραφή ή δημιουργήστε μια Gmail.

Αναζήτηση στο Gmail

Το εργαλείο αναζήτησης Gmail Είναι ελάχιστα εξερευνημένο και η αλήθεια είναι ότι μπορεί να είναι ένας ισχυρός σύμμαχος για τον οργανισμό. Αυτό, παρόλο που είναι απλό, έχει μια σειρά από εντολές που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να κάνουν την καθημερινότητά σας πιο εύκολη, υπερβαίνει κατά πολύ την αναζήτηση λέξεων και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το μειονέκτημα είναι η ανάγκη για βασικές γνώσεις της αγγλικής γλώσσας, ωστόσο, οι ενέργειες είναι απλές και γρήγορες στην απομνημόνευση. Ας δούμε παρακάτω άλλες συμβουλές που σχετίζονται με αυτές τις εντολές.

Email που αποστέλλονται από και προς εσάς

Η γνώση των email που έχετε στείλει και λάβει είναι απαραίτητη για τη βελτιστοποίηση σας Gmail, για αυτό οι εντολές μπορούν να πληκτρολογηθούν στη γραμμή αναζήτησης του Gmail και απλοποιήστε τη ζωή σας φέρνοντας τους πάντες κοντά με λίγα μόνο κλικ.

Για να μάθετε ποια μηνύματα στάλθηκαν στο αφεντικό σας, για παράδειγμα, απλώς αναζητήστε:προς:εμένα από:boss email” στο μπαρ και θα είναι όλοι μαζί. Η αντίθετη διαδικασία θα ήταν "email από:εμένα σε:αφεντικό", δείχνοντας σε όλους όσους του στείλατε.

Οι εντολές λοιπόν είναι "προς:εμένα από:"Και"από:εμένα σε:".

Συνημμένα αρχεία

Φανταστείτε ότι πρέπει να βρείτε ένα PDF συνημμένο σε ένα email. Πώς θα βρω το αρχείο με τον ταχύτερο δυνατό τρόπο; Εδώ θα χρησιμοποιήσετε τη μαγεία της αναζήτησης Gmail με την εντολή "έχει: συνημμένο", τι κάνει όλα τα μηνύματα με τα συνημμένα αρχεία εμφανίζονται στα εισερχόμενα.

Ωστόσο, σε αυτήν την περίπτωση, αναζητούμε ένα αρχείο PDF και αυτή η εντολή θα εμφανίσει άλλα αρχεία στη λίστα. Για να λύσετε το πρόβλημα, απλώς αντικαταστήστε τη λέξη κατάσχεση (συνημμένο στα Πορτογαλικά), με βάση τη μορφή του αρχείου που αναζητάτε. Έτσι η εντολή θα ήταν "έχει: PDF".

Αναζήτηση κατά ημερομηνία ή θέμα

Για τα μηνύματα που δεν έχετε ιδέα ποιος έστειλε, απλώς μια αόριστη ανάμνηση της ημερομηνίας που τα λάβατε, τις εντολές πριν e μετά Θα είναι οι ιδιοκτήτες σας σε αυτήν την αποστολή. Πριν θα εμφανίσει μηνύματα πριν από την επιλεγμένη ημερομηνία, αφού μετά οι μεταγενέστεροι. Οι εντολές που πρέπει να πληκτρολογηθούν θα είναι "πριν από: 25/11/2021" ή "μετά: 25/11/2021", για παράδειγμα. Αλλαγή ημερομηνίας όπως απαιτείται.

Χρησιμοποιήστε εντολές πληκτρολογίου

Για τη βελτιστοποίηση της χρήσης του Gmail Με το πληκτρολόγιο, υπάρχουν απλές και αποτελεσματικές εντολές. Για πλοήγηση μεταξύ μηνυμάτων σε ένα νήμα email, απλώς χρησιμοποιήστε το Πλήκτρα P και N, που σας μεταφέρουν στο προηγούμενο και στο επόμενο μήνυμα, αντίστοιχα. Αυτό αποφεύγει τη χρήση της γραμμής κύλισης και διευκολύνει την αναζήτηση email. Επίσης, για να στείλετε ένα μήνυμα γρήγορα, μπορείτε να πατήσετε Ctrl και Enter ταυτόχρονα, εξοικονομώντας χρόνο αποφεύγοντας να κάνετε κλικ στο κουμπί υποβολή. Αυτές οι μοναδικές εντολές πληκτρολογίου βοηθούν στη χρήση του πληκτρολογίου Gmail πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά.

Προγραμματίστε email

Για να προγραμματίσετε τα email σας Gmail, μπορείτε εύκολα να προγραμματίσετε την αποστολή των μηνυμάτων σας σε συγκεκριμένη ώρα, επιτρέποντας μεγαλύτερη οργάνωση και αποτελεσματικότητα στην επικοινωνία.

Βήμα προς βήμα για να προγραμματίσετε τα email σας Gmail:

Βήμα 1: Ανοίξτε το Gmail και κάντε κλικ στο «Σύνταξη» για να ξεκινήσετε ένα νέο email.

Βήμα 2: Συντάξτε το μήνυμά σας, συμπεριλαμβανομένου του παραλήπτη, του θέματος και του σώματος του email.

Βήμα 3: Όταν ολοκληρώσετε τη σύνταξη, κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο κουμπί "Αποστολή".

Βήμα 4: Επιλέξτε την επιλογή «Προγραμματισμός αποστολής».

Βήμα 5: Επιλέξτε μια συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα αποστολής του email ή επιλέξτε μία από τις επιλογές που προτείνει το Gmail.

Βήμα 6: Κάντε κλικ στο «Προγραμματισμός αποστολής» για επιβεβαίωση.

Ετοιμος! Το email σας θα σταλεί αυτόματα την επιλεγμένη ημερομηνία και ώρα.

Χρησιμοποιήστε το αρχείο

Το εργαλείο αρχειοθέτησης χρησιμοποιείται για τη διατήρηση email με μικρή συνάφεια, αλλά όχι αρκετή για να διαγραφεί. Με την αρχειοθέτηση, διατηρείτε τα εισερχόμενά σας οργανωμένα και χωρίς σελίδες email ανοιχτές χωρίς λόγο. Όταν το χρειάζεστε, απλώς επιλέξτε τα αρχειοθετημένα στοιχεία και αναζητήστε αυτό που χρειάζεστε.

Διαβάστε τα email εκτός σύνδεσης

Λειτουργίες που σας επιτρέπουν να διαβάζετε τα ληφθέντα μηνύματα ακόμη και χωρίς πρόσβαση στο Διαδίκτυο είναι εξαιρετικά εργαλεία για τη βελτιστοποίηση σας Gmail. Και το Google Έχετε σκεφτεί ποτέ αυτή τη λύση! Ωστόσο, θα χρειαστεί να ενεργοποιήσετε τις λειτουργίες στις ρυθμίσεις του παρόχου.

Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτό, είναι απλό:

Βήμα 1: Κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι.

Βήμα 2: Επιλέξτε Εμφάνιση όλων των ρυθμίσεων.

Βήμα 3: Μεταβείτε στο Off και ενεργοποιήστε το.

Εντάξει, τώρα μπορείτε να επιλέξετε τη χρονική περίοδο που θέλετε να είναι διαθέσιμα τα μηνύματά σας και το Gmail σας προειδοποιεί πόσο αποθηκευτικό χώρο θα χρησιμοποιηθεί.

Επιλέξτε θέματα

Τα θέματα μπορούν να είναι ένα καλό εργαλείο βελτιστοποίησης Gmail. Εκτός από το να μοιάζει με εσάς, η επιλογή ενός πιο σκούρου θέματος μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε τα μάτια σας λιγότερο κουρασμένα όταν περνάτε χρόνο μπροστά στον υπολογιστή σας.

Για να τροποποιήσετε το θέμα, είναι απλό:

Βήμα 1: Κατευθυνθείτε προς το στοιχείο του γραναζιού.

Βήμα 2: Επιλέξτε Θέματα και μεταβείτε στην επιλογή Προβολή όλων των θεμάτων.

Εντάξει, τώρα απλώς επιλέξτε αυτό που σας αρέσει περισσότερο.

Γνωρίστε το σωστό κουμπί

Η επιλογή ενός email με το δεξί κουμπί είναι μια συμβουλή για το πώς να το βελτιστοποιήσετε Gmail. Όταν χρησιμοποιείτε αυτή τη λειτουργία από προεπιλογή, το Gmail εμφανίζει μια σειρά από εντολές που μπορούν να εκτελεστούν. Μπορείτε να επισημάνετε ως ανάγνωση, αρχειοθέτηση, απάντηση, μεταξύ άλλων λειτουργιών.

Προσαρμόστε το πληκτρολόγιό σας

Για να προσαρμόσετε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου, ο χρήστης πρέπει πρώτα να τις ενεργοποιήσει στις ρυθμίσεις της συσκευής. Gmail. Κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι, επιλέξτε «δείτε όλες τις ρυθμίσεις", μεταβείτε στην καρτέλα "".Προχωρημένος"και ενεργοποιήστε"Προσαρμοσμένες συντομεύσεις πληκτρολογίου". Στη συνέχεια, μεταβείτε στο "συντομεύσεις πληκτρολογίου” και προσαρμόστε τις εντολές σύμφωνα με τις προσωπικές προτιμήσεις. Αυτό σας επιτρέπει να διαμορφώνετε συγκεκριμένες συντομεύσεις για ενέργειες όπως η σύνταξη, η απάντηση ή η διαγραφή μηνυμάτων, η γρήγορη περιήγηση και η διαχείριση των μηνυμάτων.

Χρησιμοποιήστε έξυπνη γραφή

Το Smart Compose προτείνει φράσεις και λέξεις καθώς πληκτρολογείτε, με βάση το περιεχόμενο του email σας. Για να το ενεργοποιήσετε, μεταβείτε στο εικονίδιο με το γρανάζι, επιλέξτε «δείτε όλες τις ρυθμίσεις", μετά "Geral", και μετακινηθείτε προς τα κάτω μέχρι να βρείτε"Προτάσεις γραφήςΟ". Ενεργοποιήστε αυτήν την επιλογή για να αρχίσετε να λαμβάνετε αυτόματες προτάσεις. Όταν αποδέχεστε μια πρόταση, απλώς πατήστε το πλήκτρο Tab για να συμπληρώσετε την πρόταση.

Ενσωματώστε άλλες εφαρμογές

Ενσωματώστε άλλες εφαρμογές με Gmail μπορεί να επεκτείνει τις λειτουργίες του και να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα στη διαχείριση email και εργασιών. Για να ξεκινήσετε, μεταβείτε στο εικονίδιο με το γρανάζι, επιλέξτε "δείτε όλες τις ρυθμίσεις" και μεταβείτε στο "Αξεσουάρ". κάντε κλικ στο "Λάβετε πρόσθετα» και εξερευνήστε το Google Workspace Marketplace για να βρείτε εφαρμογές όπως Trello, Asana, Google Docs, Ζουμ και άλλα που μπορεί να είναι χρήσιμα για τη ροή εργασίας σας. κάντε κλικ στο "εγκαταστήσετε” δίπλα στην επιθυμητή εφαρμογή και ακολουθήστε τις οδηγίες για να εξουσιοδοτήσετε την ενσωμάτωση. Μόλις ενσωματωθούν, αυτές οι εφαρμογές είναι προσβάσιμες απευθείας από το πλαϊνό πλαίσιο του Gmail, που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε έργα, να παρακολουθείτε συσκέψεις και να οργανώνετε εργασίες χωρίς να φεύγετε από τα εισερχόμενά σας, βελτιστοποιώντας έτσι την παραγωγικότητά σας.

Πρόσβαση στο Meet

Πρόσβαση στο Η Google συναντά απευθείας από Gmail Είναι ένας βολικός τρόπος για να ξεκινήσετε ή να συμμετάσχετε σε βιντεοσυσκέψεις χωρίς να φύγετε από τα εισερχόμενά σας. Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία, ανοίξτε το Gmail και δείτε το αριστερό πλαίσιο. Εκεί, θα δείτε την επιλογή "Γνωρίστε". κάντε κλικ στο "Ξεκινήστε μια συνάντηση" για να δημιουργήσετε μια νέα τηλεδιάσκεψη ή "Παρακολουθήστε μια συνάντηση” για να συμμετάσχετε σε μια υπάρχουσα σύσκεψη εισάγοντας τον κωδικό που παρέχεται. Αυτή η ενσωμάτωση διευκολύνει τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση συσκέψεων, επιτρέποντάς σας να συνεργάζεστε με τους συναδέλφους σας αποτελεσματικά και γρήγορα. Gmail.

Συμπέρασμα

Μείνετε ενημερωμένοι και οργανωμένοι με Gmail Είναι απαραίτητο στην προσωπική και επαγγελματική ζωή. Η αποτελεσματική διαχείριση email εγγυάται τη διατήρηση σημαντικών πληροφοριών και η κατηγοριοποίηση των μηνυμάτων με χρήση φίλτρων και ετικετών υπόσχεται να διευκολύνει τα πράγματα. Επιπλέον, η ενσωμάτωση του Gmail με άλλες εφαρμογές βελτιστοποιεί την εργασία και την παραγωγικότητα, ενώ απλές ενέργειες, όπως το να διατηρείτε τα εισερχόμενα καθαρά και καλά οργανωμένα, προσφέρουν μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα στη ροή εργασίας.

Δείτε επίσης:

46 εφαρμογές παραγωγικότητας για χρήση στο σπίτι και στην εργασία

Το κείμενο αναθεωρήθηκε από τον Rafael Braga στις 29/07/2024.

Πηγές: Google, WikiHow e Καθαρίστε το email.