10 συμβουλές για την οργάνωση των επαφών σας στο Gmail

Οργάνωση της λίστας σας Επαφές Gmail Είναι σημαντικό να εξορθολογίσετε τη ρουτίνα σας. Μια οργανωμένη λίστα διευκολύνει την εύρεση παραληπτών στο ημερολόγιό σας Gmail και σας βοηθά να εκτελείτε καθημερινές εργασίες τόσο στην επαγγελματική όσο και στην προσωπική σας ζωή.

Ανοίξτε τη λίστα επαφών σας Google Έχει γίνει εφιάλτης; Να ξέρετε ότι είναι δυνατό να καθαρίσετε αυτό το χάος. Παρακάτω μπορείτε να βρείτε μερικές συμβουλές για την οργάνωση των επαφών σας. Gmail.

Εύρεση και συγχώνευση διπλότυπων επαφών

Η εισαγωγή αριθμών από άλλους λογαριασμούς και ακόμη και η προσθήκη μιας επαφής περισσότερες από μία φορές είναι μερικοί από τους λόγους για διπλότυπες επαφές στον λογαριασμό σας.

Ωστόσο, το Gmail διαθέτει ένα εργαλείο που σας επιτρέπει να βρείτε διπλότυπες επαφές και να τις συγχωνεύσετε. Για να τα βρείτε αυτόματα, απλώς κάντε κλικ στο «Συγχώνευση και διόρθωση» στην αριστερή πλαϊνή γραμμή.

Σε αυτήν την περιοχή, θα βρείτε επαφές με το ίδιο όνομα ή διεύθυνση email, με την επιλογή συγχώνευσης των δύο. Εάν θέλετε να αποδεχτείτε όλες τις προτάσεις από το Gmail, κάντε κλικ στο «Συγχώνευση όλων». Μπορείτε επίσης να κάνετε κύλιση στη λίστα για να συγχωνεύσετε τις επιθυμητές επαφές με μη αυτόματο τρόπο.

Διαγράψτε τις επαφές που δεν χρειάζεστε πλέον

Διευθύνσεις ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, άτομα με τα οποία δεν μιλάτε πλέον, επαφές που στείλατε μόνο μία φορά μέσω email και καταχωρήθηκαν στον λογαριασμό σας. Γιατί βρίσκονται αυτές οι επαφές στη λίστα σας; Μετά τη συγχώνευση, πρέπει να εξετάσετε τις επαφές σας και να διαγράψετε με μη αυτόματο τρόπο εκείνες που δεν είναι πλέον σημαντικές για εσάς.

Θέλετε να μείνετε σε επαφή, αλλά εκτός των κύριων διευθύνσεών σας; Στη συνέχεια, μπορείτε να τα κρύψετε. Κάντε κλικ στις τρεις τελείες στα δεξιά της επαφής που θέλετε και επιλέξτε "απόκρυψη από τις επαφές".

Οι κρυφές επαφές βρίσκονται στην ενότητα "Άλλες επαφές", αλλά εξακολουθούν να εμφανίζονται στο πεδίο αναζήτησης. Μπορείτε επίσης να τα μετακινήσετε στην κύρια λίστα όποτε θέλετε.

Επεξεργασία ονομάτων επαφών

Ελέγξτε για άτομα με το ίδιο όνομα ή άλλες ασυνέπειες επεξεργάζοντας κάθε επαφή έτσι ώστε να αντιπροσωπεύει ξεκάθαρα ένα άτομο.

Οι βοηθοί φωνής αρέσουν Siri, Alexa ή παρόμοιες εφαρμογές χρειάζονται σαφείς πληροφορίες για να λειτουργήσουν αποτελεσματικά. Επομένως, είναι σημαντικό κάθε επαφή να έχει μια ακριβή ονοματολογία. Παρακάτω, παραθέτουμε ορισμένα ζητήματα που πρέπει να προσέχετε στη λίστα επαφών σας:

• Επαφές χωρίς επώνυμο.
• Επαφές με μόνο ένα αρχικό στη θέση του πλήρους ονόματος ή επωνύμου.
• Πολλαπλές επαφές με το ίδιο όνομα.
• Άτομα που άλλαξαν το επώνυμό τους.

Συμπληρώστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας

Αφού επεξεργαστείτε τις επαφές σας, ήρθε η ώρα να συμπληρώσετε τα στοιχεία. Όταν προσθέτετε περισσότερες πληροφορίες για μια επαφή, μπορείτε να προσθέσετε μια διεύθυνση email ή έναν αριθμό τηλεφώνου, ταχυδρομική διεύθυνση και άλλες λεπτομέρειες όπως εταιρεία, γενέθλια και ακόμη και τη σχέση σας με αυτό το άτομο.

Όσο περισσότερες λεπτομέρειες, τόσο πιο εύκολο θα είναι να συμβουλευτείτε τα δεδομένα των επαφών σας σε άλλες υπηρεσίες. Google. Αν χρειαστεί να πάτε στο σπίτι ενός φίλου, για παράδειγμα, Χάρτες Google θα σε βοηθήσει. Το Ημερολόγιο Google θα καταγράφει γενέθλια και άλλες σημαντικές ημερομηνίες.

Στην αριστερή πλαϊνή γραμμή, θα βρείτε επίσης την ενότητα "Συχνές επαφές", μια λίστα με τις κύριες επαφές σας. Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με το αστέρι, προσθέτετε αυτή την επαφή στα αγαπημένα σας, τα οποία θα εμφανίζονται πάντα στην κορυφή της λίστας σας.

Δημιουργήστε μια ομάδα επαφών

O Google σας επιτρέπει να ομαδοποιήσετε τις επαφές σας σε κατηγορίες. Μπορείτε, για παράδειγμα, να αφήσετε τις επαφές των φίλων σας σε μια ομάδα και τις επαφές εργασίας σας σε μια άλλη. Αυτό επιτρέπει τον εντοπισμό τηλεφώνων και διευθύνσεων να είναι ταχύτερος και απλούστερος.

Για να κατηγοριοποιήσετε τις επαφές σας, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε ετικέτες. Στην αριστερή πλαϊνή γραμμή, θα βρείτε την ενότητα "Σελιδοδείκτες". Κάντε κλικ στο σύμβολο "συν" για να δημιουργήσετε έναν νέο σελιδοδείκτη.

Το εικονίδιο σελιδοδείκτη μοιάζει με μικρό post-it pointy και εμφανίζεται στο επάνω μέρος της σελίδας όταν επιλέγετε πολλές επαφές ταυτόχρονα. Κατά τη δημιουργία της ετικέτας, επιλέξτε όλες τις επιθυμητές επαφές και, στο επάνω μέρος της σελίδας, επιλέξτε σε ποια κατηγορία ανήκουν αυτές οι επαφές.

Όταν κάνετε κλικ σε έναν σελιδοδείκτη στην πλαϊνή γραμμή, το Google θα εμφανίζει μόνο τις επαφές που επιλέξατε για αυτήν την κατηγορία. Οι επαφές μπορεί να έχουν πολλαπλές ετικέτες, επομένως μη διστάσετε να τις κατηγοριοποιήσετε όλες όπως νομίζετε ότι είναι απαραίτητο για εσάς.

Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των επαφών σας

Μετά τον καθαρισμό και την επεξεργασία των επαφών σας, το πιο ενδεδειγμένο πράγμα είναι να εκτελέσετε ένα στο Cloud. Ανεξάρτητα από το πόσο ασφαλής είναι η λίστα σας, είναι πάντα καλή ιδέα να παραμείνετε προετοιμασμένοι και να έχετε ένα επιπλέον αντίγραφο.

O Επαφές Google σας επιτρέπει να εισάγετε και να εξάγετε επαφές από Gmail με απλό τρόπο. Με αυτό, μπορείτε να διαχειριστείτε διευθύνσεις email και αριθμούς τηλεφώνου σε ένα Έγγραφο CSV, και οι δύο Google πόσο θέα, καθώς και στη μορφή VCard για iPhone.

Εξαγωγή επαφών

Για να εξαγάγετε τις επαφές σας, μεταβείτε στο Επαφές Google με τον λογαριασμό σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή «Εξαγωγή», που βρίσκεται στην κεφαλίδα «Επαφές».

Στο πλαίσιο που θα ανοίξει, επιλέξτε τον τύπο αρχείου στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε τις επαφές σας. Αφού επιλέξετε μια επιλογή, πατήστε το κουμπί "Εξαγωγή".

Δείτε επίσης Πώς να εξαγάγετε τις επαφές σας στο Outlook στο Gmail.

εισαγωγή επαφών

Στη σελίδα επικοινωνίας, επιλέξτε την επιλογή «Εισαγωγή» στην πλαϊνή γραμμή υπηρεσίας. Πατήστε το κουμπί «Επιλογή αρχείου» και επιλέξτε το έγγραφο με τις επαφές που θέλετε να ανεβάσετε στο email σας.

Για να ολοκληρώσετε, επιλέξτε το κουμπί «Εισαγωγή» και περιμένετε να φορτωθούν όλες οι επαφές σας.

Ενημερώστε τις ρυθμίσεις αυτόματης αποθήκευσης

Είναι πολύ συνηθισμένο να στέλνετε ένα email σε μια διεύθυνση μόνο μία φορά και να περιλαμβάνεται στη λίστα επαφών σας. Αυτό συμβαίνει επειδή το Google έχει ρυθμιστεί ώστε να αποθηκεύει αυτόματα τις διευθύνσεις που χρησιμοποιούνται κατά την αποστολή email.

Εάν αυτό συμβαίνει σε εσάς, απλώς απενεργοποιήστε τη λειτουργία και προσθέστε τις επαφές με μη αυτόματο τρόπο. Για να το κάνετε αυτό, αποκτήστε πρόσβαση στο δικό σας Gmail και, στην πλαϊνή γραμμή, εντοπίστε τις "Ρυθμίσεις". Στην καρτέλα "Γενικά", μεταβείτε στην επιλογή "Δημιουργία επαφών για αυτόματη συμπλήρωση" και επιλέξτε "Θα προσθέσω τις επαφές μόνος μου".

Εκτελείτε περιοδικά χειροκίνητη συντήρηση

Είναι πολύ σημαντικό να διατηρείτε ενημερωμένη τη λίστα επαφών σας. Αυτή η ενημέρωση μπορεί και πρέπει να γίνεται περιοδικά. Αυτό συμβαίνει επειδή, συχνά, η λίστα επαφών σας μπορεί να γίνει πολύ περίπλοκη και τα εργαλεία ελέγχου δεν θα λειτουργούν πλέον αποτελεσματικά.

Με τη μη αυτόματη συντήρηση, μπορείτε να αφαιρέσετε λανθασμένες και παλιές διευθύνσεις που δεν λειτουργούν πλέον.

Συγχρονίστε τις επαφές σας

Έχετε ήδη οργανώσει τις επαφές σας; Google. Τώρα, ήρθε η ώρα να τα συγχρονίσετε με άλλες συσκευές. Για να το κάνετε αυτό, βεβαιωθείτε ότι είστε συνδεδεμένοι στο δικό σας Google σε κάθε συσκευή (Mac, iPhone, Android, Κ.λπ.).

Σε κινητά τηλέφωνα Android, το εργαλείο επαφής της συσκευής χρησιμοποιεί ήδη το δικό σας Επαφές Google αυτομάτως. Ήδη σε συσκευές από Apple, πρέπει να συνδεθείτε στο δικό σας Google. Στις «Ρυθμίσεις», αναζητήστε «Αλληλογραφία» και επιλέξτε «Λογαριασμοί.

Συγχρονίστε πολλούς λογαριασμούς Google και Gmail χρησιμοποιώντας μία από αυτές τις εφαρμογές

Μπορείτε επίσης να κρατήσετε τις επαφές σας από Gmail οργανωμένη και προσβάσιμη σε άλλες πλατφόρμες χρησιμοποιώντας εφαρμογές συγχρονισμού όπως π.χ DeX και συγγονίδιο. Με αυτές τις εφαρμογές, μπορείτε να συγχρονίσετε διαφορετικούς λογαριασμούς Google και συσκευές, που σας επιτρέπουν να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά τις επαφές σας.

DeX

O DeX είναι μια πλατφόρμα που αναπτύχθηκε από Samsung που μεταμορφώνει τη συσκευή σας Samsung σε ένα πλήρες περιβάλλον επιφάνειας εργασίας. Το εργαλείο είναι μια λύση συγχρονισμού επαφών και προσφέρει μια ολοκληρωμένη εμπειρία μεταξύ των συσκευών της εταιρείας. Samsung και όλους τους λογαριασμούς σας Google.

Με τη DeX, μπορείτε να συγχρονίσετε τις επαφές σας από Gmail σε smartphone, tablet, ακόμη και επιτραπέζιους υπολογιστές, διατηρώντας τα στοιχεία επικοινωνίας σας ενημερωμένα και προσβάσιμα.

O DeX είναι συμβατό με εφαρμογές Google, καθιστώντας τον συγχρονισμό και τη διαχείριση των επαφών σας πιο διαισθητική και αποτελεσματική.

συγγονίδιο

O συγγονίδιο είναι ένα εργαλείο συγχρονισμού επαφών που λειτουργεί σε διάφορες πλατφόρμες, συμπεριλαμβανομένων συσκευών Android, iOS, Windows e Mac.

Με τη συγγονίδιο, συγχρονίζετε όχι μόνο τις επαφές σας από Gmail, αλλά και ημερολόγια και εργασίες, διατηρώντας όλα τα δεδομένα σας οργανωμένα σε πραγματικό χρόνο σε όλες τις συνδεδεμένες συσκευές.

Εκτός από τον συγχρονισμό, το συγγονίδιο προσφέρει επίσης χαρακτηριστικά του στο Cloud και επαναφορά, επιτρέποντάς σας να διατηρήσετε τα δεδομένα σας από Gmail πάντα προστατευμένο.

Το κείμενο διορθώθηκε από τον Bruno Martinez στις 17/07/2024.

Πηγές: Google, Κάνουν χρήση του